PRESENTACIÓN
La capacidad institucional para mantener nuestras ventajas competitivas de manera sostenible y anticiparnos a los cambios del entorno, depende de cuán bien se realicen nuestros procesos de planeación y gestión institucional. En consecuencia, el presente documento quiere estimar, o apreciar el desenvolvimiento de estos procesos en las distintas instancias de la Sede Universitaria.
Vemos la evaluación interna como la herramienta potente para iniciar un proceso de análisis, reflexión, diálogo colectivo que promuevan la creación de parámetros comunes, que se basen en la responsabilidad compartida, y donde todos, evaluadores y evaluados, contribuyan al adelanto y mejora de la institución.
La evaluación interna permite hacer explícitas las fortalezas y debilidades de la comunidad universitaria y con ello reconstruir la acción de forma colectiva y compartida. El desarrollo de una cultura evaluativa en los centros universitarios, aunque lento como todos los procesos, requiere decididos apoyos y en el caso particular de la PUCESI nos hemos comprometido a gestionar y avanzar en esta tarea. Resultado de ello es este documento al que lo hemos denominado Protocolo de Autoevaluación, el mismo que incluye parámetros, instrumentos y orientaciones con los cuales se regirá el proceso autoevaluativo,
¿QUÉ ES LA AUTOEVALUACIÓN ?
Entendemos la autoevaluación como un proceso de estudio interno de nuestra institución o de una de sus partes, el cual está organizado y conducido por sus propios integrantes a la luz de los fines de la institución, para buscar el desempeño de sus partes. El estudio posee elementos descriptivos, pero principalmente analíticos y reflexivos, y supone un compromiso con el cambio.
Es una reflexión participativa y en profundidad sobre la realidad de nuestra institución en relación con la calidad. Dentro de este proceso podemos distinguir la fase de socialización, autoevaluación (levantamiento de información, la fase de reflexión/valoración de esa información) y, finalmente, la fase de elaboración del autoinforme o informe final donde se substancian las valoraciones y propuestas de mejora.
Consideramos que para que la autoevaluación contribuya a mejorar es preciso mantener una actitud permanente de autocrítica. La práctica de una cooperación crítica es la base de la autoevaluación institucional. El proceso es exigente, pero los cambios que se producen mediante un sistema de autoevaluación tienen más probabilidades de mantenerse que los inducidos desde fuera.
La autoevaluación persigue dos propósitos centrales:
a. Identificar los problemas, dificultades, aciertos y logros de uno de sus departamentos. En síntesis, detectar sus fortalezas y debilidades.
b. Proponer correctivos y comprometerse en la revisión y ajuste para garantizar un proceso permanente de mejoramiento cualitativo.
c. Seguimiento de las acciones de mejora a emprender.
MODALIDADES DE EVALUACIÓN (tomado del boletín #6 de la Comisión de Evaluación Institucional de la PUCE )
· ACREDITACIÓN: “Procedimiento por medio del cual una institución autorizada reconoce formalmente que un organismo o persona es competente para llevar a cabo determinadas tareas.”
Permite:
1. Que alguien nos reconozca como miembro de algún grupo de universidades de calidad. Ejm. Los títulos del Instituto Tecnológico de Monterrey (México) tienen validez en USA, lo que permite que un estudiante mexicano tome cursos en USA y viceversa, y que estos cursos sean reconocidos.
2. La PUCE puede pertenece a uno o varios grupos.
· CERTIFICACIÓN: “Procedimiento por medio del cual un tercero garantiza por escrito que un producto, proceso o servicio cumple con determinados requisitos.”
Permite:
- Publicidad y reconocimiento por parte de un tercero acera del cumplimiento de las normas.
- Posibilidad de ingreso a nuevos mercados.
· REGISTRO: “Procedimiento por medio del cual un organismo da a conocer las características relevantes de un producto, proceso o servicio, o los datos particulares de un organismo o persona y, a continuación, incluye o registra dicho producto, proceso o servicio en una lista oficial a la que tiene acceso el público.
· ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION)
“Institución fundada en 1946 “
ISOS = Del griego igual
ISO = Isométrico (igual medida o dimensión)
Representación para el Ecuador = INEN
Bajo la denominación ISO 9000 se cobija una familia de normas.
Su objetivo: Operativizar la gestión de calidad y el aseguramiento de la calidad.
Requisitos: Tiempo y dinero.
ISO y Educación: Estas normas no son aplicables directamente a la educación.
Se crearon principalmente para la gestión de la calidad en líneas de producción o servicios comerciales que persiguen rentabilidad”.
Qué permite:
1. Mejoramiento de los procesos internos.
2. Optimización de recursos
3. Control y documentación del proceso que cumple las normas.
Esta Comisión la estructura y la dirige el Prorrector de la Sede. El es quien elige a sus miembros de entre los profesionales que pertenecen a la institución y determina la persona que presidirá la Comisión de Evaluación, y dentro de sus miembros se elige a quien llevará las funciones de Secretario(a).
LOS COMITES DE AUTOEVALUACIÓN
Para la realización de la evaluación de los departamentos, se constituyen comités responsables del desarrollo del proceso, que se denominan COMITÉS DE AUTOEVALUACIÓN.
· Sus miembros los determina la Comisión de Evaluación Institucional.
· Se garantiza que todos los miembros de la Universidad estén representados en estos comités: docentes, alumnos, administrativos, directivos.
· Se debe incluir en el Comité un miembro de la Comisión de Evaluación. Su presencia es la de observador durante el proceso de evaluación interna.
FUNDAMENTOS DE LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL DE PLANES OPERATIVOS
· La autoevaluación constituye un instrumento de gran capacidad para mejorar la calidad.
· Permite detectar los puntos fuertes y débiles o áreas de mejora.
· Se estructura como un proceso de aprendizaje continuo y de mejora constante de la Universidad.
· No persigue ranking (sino compararse con uno mismo).
· Verifica de qué forma la Institución se aproxima a las metas preestablecidas y cómo aporta cada instancia a su desarrollo.
· Su importancia radica en la información y la capacidad para aprender y mejorar como organización y como profesionales.
EL PROTOCOLO DE AUTOEVALUACIÓN
Lo entendemos como la matriz documentada que guía a todos los miembros que tendrán la responsabilidad de involucrarse en el proceso de la evaluación institucional.
El Protocolo de la Autoevaluación de Planes Operativos determina los siguientes objetivos :
I. OBJETIVOS:
1. Ofrecer una base conceptual que oriente los procesos de autoevaluación.
2. Identificar las variables de objeto de evaluación
3. Fomentar el sistema de calidad integral para la mejora continua.
4. Promover la participación de las unidades académicas o de gestión del Plan Estratégico.
5. Desarrollar una metodología que permita establecer procedimientos claros en la evaluación interna de los planes operativos de la PUCEI.
6. Promover la participación de la Comunidad Universitaria en el desarrollo
y gestión del Plan Estratégico.
II. METODOLOGÍA
Se trata de una evaluación institucional que abarca la totalidad de los ámbitos de la Universidad : docencia, investigación y servicios / gestión, especificando en cada uno de ellos una determinada unidad de análisis, pero sin perder de vista las relaciones entre ellos. En virtud del volumen y magnitud de la evaluación, este puede afrontarse en fases sucesivas.
El proceso de evaluación en cualquiera de los ámbitos mencionados se articula en tres grandes fases: socialización, autoevaluación y elaboración del informe final.
1. Socialización: Esta fase está dada para que la persona responsable de cada unidad mediante un documento y en una exposición oral dé a conocer a todos los estamentos de la universidad el alcance y desarrollo de cada plan operativo. Se la realizará dos veces al año, previa convocatoria.
2. Autoevaluación: Esta fase consiste en una autoevaluación de la propia comunidad universitaria. Es un proceso interno de profunda reflexión participativa sobre la realidad de la institución en relación con la calidad. Los parámetros que definen este autoestudio están contemplados en el Protocolo de Autoevaluación, los mismos que se han determinado bajo los siguientes lineamientos:
a. El proceso de autoevaluación requiere una considerable motivación interna para emprender una evaluación con el objetivo claro de mejorar.
b. Ha de verse la institución como un organismo vivo, en el que el análisis de la relación entre metas y logros pasa por el marco de relaciones en el sistema. El potencial humano de la institución debe ser puesto al servicio del autoestudio.
c. El autoestudio debe desembocar en la explicitación de conclusiones y recomendaciones.
Los grupos encargados de realizar el autoestudio de una escuela, departamento o servicio serán los comités de autoevaluación.
Estos comités estarán formados por un número reducido de personas, con experiencia en cada uno de los ámbitos de evaluación. Para su constitución se debe tomar en cuenta:
a. Los comités de autoevaluación son grupos de trabajo con entusiasmo y no grupos de “influencia”.
b. Los comités de autoevaluación estarán presididos por alguien con autoridad moral, y lo conformarán un representante de los docentes, de los alumnos, del personal administrativo y un miembro de la Comisión Evaluadora.
c. Los comités de autoevaluación serán nombrados por la Comisión de Evaluación de la Universidad. Estos comités serán los encargados de realizar el “autoinforme” de cada unidad evaluada.
Se deberá elaborar un informe de autoevaluación. En él se deben señalar las fortalezas y debilidades de la unidad desde el punto de vista de la misión de la universidad y del plan operativo.
El proceso de autoevaluación propuesto por la Comisión de Evaluación se compone de dos fases: la primera fase consiste en la presentación, por parte de la Comisión de Evaluación a los Comités de Autoevaluación, la segunda fase consiste en el trabajo del Comité de Autoevaluación, de la cual saldrá el informe de autoevaluación
El Informe de Autoevaluación de una unidad o departamento es un documento informativo elaborado por el Comité de Autoevaluación sobre el proceso de evaluación llevado a cabo en ella. Luego de este informe, la Comisión de Evaluación recopilará toda la información y elaborará el Informe Final de la institución. En este sentido deberá contener la siguiente información:
a. Una valoración del proceso de evaluación interna o autoevaluación.
b. Una relación de los aspectos fuertes y débiles en las diferentes dimensiones incluidas en el Protocolo de Autoevaluación.
c. Una identificación de las acciones de mejora, es decir, de las acciones a emprender que permita la profundización en los puntos fuertes y la resolución o mejora de los puntos débiles.
3. El Informe Final: No es un punto final del proceso de evaluación sino el punto de arranque para implementar y profundizar la calidad de la institución. Tampoco debe reproducir todos los datos y aspectos de los informes previos. Sin embargo, es importante que se resuelvan en él los posibles conflictos o divergencias que hayan surgido entre el Informe previo o de Autoevaluación y el Informe de Autoevaluación.
